- 一生懸命説明しても、いつも相手にちゃんと伝わらない…
- 上手く説明することができない…
こんな悩みを抱えてる人、多いと思います。
というのは、
社会で生きていく上で、永遠のテーマと言ってもいいかもしれませんよね。
今日は、説明下手から一歩脱却してみませんか。
【説明上手になるためのコツとポイント4つ】を紹介しちゃいます。
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まずは「話が下手な人の特徴」を知ろうじゃないか！
まずはコツを知る前に、
「説明が下手ってどういうことか？」という特徴を知っておきましょうね。
「この人の話、分かりにくいな…」という話のほとんどに共通するのが、
ということでしょうね。
いろいろと説明されたけど、何を伝えたいのか、何をして欲しいのかなどが分からない…
つまり、結論が分からない！
これ、日本人は特に当てはまるんですが、
【起・承・転・結】という“４コマ漫画のようなストーリーの流れ“に慣れてしまっている、というのが大きな要因。
説明ベタな人の多くに当てはまるのが、こんな説明の仕方です。
- 桃から生まれた桃太郎という男がいてー
- 島で鬼が暴れてるから、仲間を集めて鬼退治に出発してー
- 鬼ヶ島で鬼と決戦してー
- 鬼を退治して幸せに暮らしたんだよ
こんなふうに、
話の結論が最後に来てしまうんです。
この説明の流れでは、聞いている人は
【結論に至るまでの道筋のほうが強く記憶に残ってしまう】のです。
さらに説明をしている人も、
「あれ、結局何が言いたかったんだっけ？」となったり、「今どのシーンを説明したんだっけ？」「あのシーンはもう話したっけ？まだだっけ？」なんて、
話しながら迷子になったりするワケです。
どうですか？
説明下手の自覚があるアナタ…。
当てはまるところ、ありませんか？
それでは次項で、この説明下手を脱却する「たった1つのコツ」をお教えしましょう。
説明が上手くなるコツは「まず〇〇を言え！」〜PREP法がミチシルベ〜
はい、コレが全てです。
説明上手のコツはたった1つ。今日の記事は、ココさえ読んでもらえたらＯＫです。
説明上手の最大のポイントは、
結論を最初に述べること。
コレだけです！
『PREP法』とも呼ばれているのですが、
- P：Point→結論：私はこう思う
- R：Reason→理由：なぜなら〜だから
- E：Example→具体例：その証拠に〜がある
- P：Point→再度結論：だから私はこう思う
この順番で説明をするだけで、説明はとっても分かりやすくなるのです。
先程の「桃太郎」で置き換えてみましょう。
Point：結論
「桃太郎は素晴らしい男で、幸せに暮らしているんだよ」
Reason：理由
「なぜ素晴らしいかって、彼は鬼をすべて退治したからさ」
Example：具体例
「桃太郎は桃から生まれた男でね、仲間を集めて鬼退治にむかったんだ」
Point：再度結論
「正義感があって強い男ですごいね！その後、幸せに暮らしているよ」
どうでしょう。
グッと！
なっていると思いませんか？
フシギでしょう。
なぜ結論を先に言うだけで、説明が伝わりやすくなるのか？
その理由をポイント４つでお教えしましょう♪
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【ポイント1】相手に「話を聞く」準備をさせる
PREP法のキモは、
冒頭に＜結論・要点＞を持ってくる事。
人というのは、「今から3つのポイントをお伝えします」と言われたら、
無意識に頭の中で、
をするんです。
最初に結論を持ってくることで「今からこの話をするよ」と相手に知らせ、
準備をしてもらえたら、
相手は「今、何の話をされているのか」を把握しやすくなるワケです。
【ポイント2】相手の時間を奪わない
結論を先に言うことで、
「その後の詳しい説明も聞く必要があるか？」が、すぐに判断できます。
例えば…
あなた：「部長、Ａの案件はキャンセルになりました。キャンセルになった理由ですが…」
部長 ：「キャンセルになったのか、わかった。今忙しいから理由は後で改めて聞くよ」
というように、
んですね。
日本の伝統的な【起承転結】という形は、
相手をワクワクさせるような“物語”には向いていますが、ビジネスシーンでそれをするのはＮＧ。
忙しく、不要な話なんていちいち聞いてられないビジネスの場では、結論を先に求められることが多いと心得ておきましょう。
【ポイント3】いちばん伝えたい「結論」が相手の記憶にちゃんと残る
結論の後に、それを補強する理由と具体例を述べ、その後に再度結論を持ってくることで、
こんな感じです。
「部長、Ａの案件はキャンセルになりました。キャンセルになった理由は〇〇のミスがあったからです。
先方は、〇〇のミスについて快く思っていません。電話でクレームもありました。
今回は、キャンセルにしてくれとのことです。」
大事な結論部分は繰り返し伝えることで、しっかりと分かりやすくなりますね。
【ポイント4】説明が脱線しなくなる
説明ベタな人が最も陥りがちなのは、
「え～っと、結論は何だったんだっけ」と、話しながら迷子になってしまうこと。
例えば、
「先方から電話がありました。クレームの電話でした。電話の内容はＡの案件についてです。
Ａの案件について電話があって、先方は怒っていました。怒っていた理由は○○のミスがあったからです。
Ａの案件について○○のミスがあって、それについて先方から電話があって、えっと…」
ね？少々極端な例ですが、こんな話し方に思い当たるトコロはありませんか？(笑)
話をしているうちに、
「あれ？僕は部長に何が言いたかったんだっけ？」となってしまい、
聞いてる方も「で、何が言いたいんだ！」とイライラしてしまいます。
最初に結論を言っておけば、
これらはまるっと解消されるというワケです。
いかがでしたでしょうか♪
他のどんな「話し上手テクニック」を駆使するよりも、コレが一番重要な事！
身につければ、意識せずともスルスルとできるようになり、説明下手から大きく抜け出せますよ。
今回は、ビジネスシーンでの説明を例にして紹介しましたが、これは文章を書く時にも使えるテクニックです。
ちなみに、今日のこの記事も「起承転結」法ではなく「PREP」法で書いているんですよ…
お気づきでしたか？
もう一度、読み返してみてくださいネ♪
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