会議

  • 一生懸命説明しても、いつも相手にちゃんと伝わらない…
  • 上手く説明することができない…

こんな悩みを抱えてる人、多いと思います。

説明が上手にできるようになりたい

というのは、

社会で生きていく上で、永遠のテーマと言ってもいいかもしれませんよね。

 

今日は、説明下手から一歩脱却してみませんか。

【説明上手になるためのコツとポイント4つ】を紹介しちゃいます。

 

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まずは「話が下手な人の特徴」を知ろうじゃないか!

カンファレンス

まずはコツを知る前に、

「説明が下手ってどういうことか?」という特徴を知っておきましょうね。

 

「この人の話、分かりにくいな…」という話のほとんどに共通するのが、

「…で結局、何が言いたかったんだ?」という結果だけが残る

ということでしょうね。

いろいろと説明されたけど、何を伝えたいのか、何をして欲しいのかなどが分からない…

つまり、結論が分からない!

 

これ、日本人は特に当てはまるんですが、

【起・承・転・結】という“4コマ漫画のようなストーリーの流れ“に慣れてしまっている、というのが大きな要因。

 

説明ベタな人の多くに当てはまるのが、こんな説明の仕方です。

  1. 桃から生まれた桃太郎という男がいてー
  2. 島で鬼が暴れてるから、仲間を集めて鬼退治に出発してー
  3. 鬼ヶ島で鬼と決戦してー
  4. 鬼を退治して幸せに暮らしたんだよ

 

こんなふうに、

話の結論が最後に来てしまうんです。

この説明の流れでは、聞いている人は

【結論に至るまでの道筋のほうが強く記憶に残ってしまう】のです。

 

さらに説明をしている人も、

「あれ、結局何が言いたかったんだっけ?」となったり、「今どのシーンを説明したんだっけ?」「あのシーンはもう話したっけ?まだだっけ?」なんて、

話しながら迷子になったりするワケです。

 

どうですか?

説明下手の自覚があるアナタ…。

当てはまるところ、ありませんか?

それでは次項で、この説明下手を脱却する「たった1つのコツ」をお教えしましょう。

 

説明が上手くなるコツは「まず〇〇を言え!」〜PREP法がミチシルベ〜

アイデア

はい、コレが全てです。

説明上手のコツはたった1つ。今日の記事は、ココさえ読んでもらえたらOKです。

 

説明上手の最大のポイントは、

結論最初に述べること。

コレだけです!

 

PREP法』とも呼ばれているのですが、

  1. PPoint→結論:私はこう思う
  2. RReason→理由:なぜなら〜だから
  3. EExample→具体例:その証拠に〜がある
  4. PPoint→再度結論:だから私はこう思う

この順番で説明をするだけで、説明はとっても分かりやすくなるのです。

 

先程の「桃太郎」で置き換えてみましょう。

Point:結論   

「桃太郎は素晴らしい男で、幸せに暮らしているんだよ」

Reason:理由   

「なぜ素晴らしいかって、彼は鬼をすべて退治したからさ」

Example:具体例

「桃太郎は桃から生まれた男でね、仲間を集めて鬼退治にむかったんだ」

Point:再度結論

「正義感があって強い男ですごいね!その後、幸せに暮らしているよ」

 

どうでしょう。

グッと!

「要点が」「伝わりやすく」

なっていると思いませんか?

フシギでしょう。

なぜ結論を先に言うだけで、説明が伝わりやすくなるのか?

その理由をポイント4つでお教えしましょう♪

 

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【ポイント1】相手に「話を聞く」準備をさせる

PREP法のキモは、

冒頭に<結論・要点>を持ってくる事。

人というのは、「今から3つのポイントをお伝えします」と言われたら、

無意識に頭の中で、

「3つの話を聞こう」と準備

をするんです。

最初に結論を持ってくることで「今からこの話をするよ」と相手に知らせ、

準備をしてもらえたら、

相手は「今、何の話をされているのか」を把握しやすくなるワケです。

 

【ポイント2】相手の時間を奪わない

結論を先に言うことで、

その後の詳しい説明も聞く必要があるか?」が、すぐに判断できます。

例えば…

あなた:「部長、Aの案件はキャンセルになりました。キャンセルになった理由ですが…」

部長 :「キャンセルになったのか、わかった。今忙しいから理由は後で改めて聞くよ」

 

というように、

不要に相手の時間を奪ってしまうことを避けるキッカケができる

んですね。

日本の伝統的な【起承転結】という形は、

相手をワクワクさせるような“物語”には向いていますが、ビジネスシーンでそれをするのはNG。

忙しく、不要な話なんていちいち聞いてられないビジネスの場では、結論を先に求められることが多いと心得ておきましょう。

 

【ポイント3】いちばん伝えたい「結論」が相手の記憶にちゃんと残る

結論の後に、それを補強する理由と具体例を述べ、その後に再度結論を持ってくることで、

相手の記憶に結論(=伝えたいこと)が残りやすくなります。

こんな感じです。

「部長、Aの案件はキャンセルになりました。キャンセルになった理由は〇〇のミスがあったからです。

先方は、〇〇のミスについて快く思っていません。電話でクレームもありました。

今回は、キャンセルにしてくれとのことです。」

 

大事な結論部分は繰り返し伝えることで、しっかりと分かりやすくなりますね。

 

【ポイント4】説明が脱線しなくなる

説明ベタな人が最も陥りがちなのは、

「え~っと、結論は何だったんだっけ」と、話しながら迷子になってしまうこと。

例えば、

「先方から電話がありました。クレームの電話でした。電話の内容はAの案件についてです。

Aの案件について電話があって、先方は怒っていました。怒っていた理由は○○のミスがあったからです。

Aの案件について○○のミスがあって、それについて先方から電話があって、えっと…」

 

ね?少々極端な例ですが、こんな話し方に思い当たるトコロはありませんか?(笑)

話をしているうちに、

「あれ?僕は部長に何が言いたかったんだっけ?」となってしまい、

聞いてる方も「で、何が言いたいんだ!」とイライラしてしまいます。

最初に結論を言っておけば、

話が脱線せずに伝わります!

これらはまるっと解消されるというワケです。

 

いかがでしたでしょうか♪

他のどんな「話し上手テクニック」を駆使するよりも、コレが一番重要な事!

身につければ、意識せずともスルスルとできるようになり、説明下手から大きく抜け出せますよ。

 

今回は、ビジネスシーンでの説明を例にして紹介しましたが、これは文章を書く時にも使えるテクニックです。

ちなみに、今日のこの記事も「起承転結」法ではなく「PREP」法で書いているんですよ…

お気づきでしたか?

もう一度、読み返してみてくださいネ♪

 

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